日曆與文件:會議前自動準備、會議後自動記錄

Step 1:建立(或沿用) Google Cloud 專案

前往 console.cloud.google.com,用你的 Google 帳號登入。點頂部導覽列的專案下拉選單 → New project。名稱隨意取(例如 n8n-google-automation),Location 選 No organization,按 Create。

如果你已經在第 2 課建了專案,直接選那個即可,不需要重建。

Step 2:啟用三個 API

左側選單 → APIs & Services → Library。依序搜尋並啟用以下三個 API(每個都要點進去按 Enable):

• Google Calendar API
• Google Docs API
• Google Drive API(Docs 相關操作依賴它)

啟用後,APIs & Services → Enabled APIs 裡會看到這三個列出來。沒有這步的話,n8n 操作時會報錯:Google Calendar API has not been used in project XXX before or it is disabled。

Step 3:設定 OAuth 同意畫面並發佈

左側 → APIs & Services → OAuth consent screen。

1. 點 Get started(新版 Cloud Console 介面)
2. App name:填一個識別名稱,例如 n8n 自動化
3. User support email 和 Developer contact:填你自己的 email
4. Audience:選 External(個人帳號只有這個選項)
5. 其餘留預設,一路 Continue 到底儲存

**最重要的一步,很多人跳過:**回到 OAuth consent screen 主頁面,找到 Publishing status 欄位,點 Publish App → 確認。

不做這個動作,你的 OAuth token 只會活 7 天,之後每個工作流程都會開始報 Token has been expired or revoked 錯誤,要重新授權一次。把 App 發佈到 Production 狀態就可以永久有效(不需要通過 Google 審核,個人使用不影響)。

Step 4:建立 OAuth 用戶端 ID

左側 → APIs & Services → Credentials → + Create credentials → OAuth client ID。

• Application type:選 Web application
• Name:取個識別名(如 n8n-client)
• Authorized redirect URIs:先開另一個分頁到 n8n 新增 credential 頁面,複製 OAuth Redirect URL(格式像 https://你的n8n網址/rest/oauth2-credential/callback)貼進來

按 Create 後會彈出視窗顯示 Client ID 和 Client Secret,先不要關掉,下一步要用。

Step 5:在 n8n 新增 Google Calendar 憑證

回到 n8n,左側 → Credentials → Add credential → 搜尋 Google Calendar OAuth2 API。

把上一步的 Client ID 和 Client Secret 貼進對應欄位,然後按 Sign in with Google。瀏覽器會跳出 Google 授權頁面——正常操作下可能會看到「此應用程式未經驗證」的警告,點 Advanced → Go to n8n 自動化(unsafe) 繼續,這是因為你的 app 沒有通過 Google 官方審核,但你自己用自己的帳號完全安全。

授權完成後,n8n 顯示綠色勾 → Save,憑證設定完成。

Google Docs 和 Google Drive 的 credential 照相同步驟再建一次(選對應的節點類型),但同一個 Client ID/Secret 可以重複使用。

節點 1:Gmail Trigger — 篩選會議相關信件

新增 Gmail Trigger 節點。

• Trigger On:New Email
• Filters → Subject contains:(留空,改用 AI 判斷,避免中英文關鍵字漏掉)
• Polling interval:5 minutes 即可

實務上如果你的信箱量很大,可以加 Gmail Label 篩選(先在 Gmail 建一個「待處理-會議」標籤,讓信件規則自動套用),這樣 Trigger 只讀有這個標籤的信,不會把每封信都送進流程。

節點 2:AI 節點 — 判斷是否為會議信 + 抽取資訊

新增 Basic LLM Chain 節點(或 AI Agent 節點)。Model 接 OpenAI GPT-4o mini 或 Claude Haiku,夠用且便宜。

System Prompt:

你是一個行程管理助理。你會收到一封 Email 的主旨與內文。
請判斷這封信是否包含明確的會議邀約資訊(有時間、地點或視訊連結)。
如果是,請以 JSON 格式輸出以下欄位:
{
  "is_meeting": true,
  "title": "會議主題",
  "datetime_start": "ISO 8601 格式,含時區,例如 2026-07-08T15:00:00+08:00",
  "datetime_end": "ISO 8601 格式,沒有就用 datetime_start 加 1 小時",
  "location": "地點或視訊連結,沒有就填 null",
  "attendees": ["與會者 email 清單,沒有就填空陣列"],
  "description": "一句話說明這場會議的目的"
}
如果不是會議信,輸出: {"is_meeting": false}
今天日期: {{$now.format('YYYY-MM-DD')}}

User Message(接 Gmail Trigger 輸出):

主旨:{{$json.subject}}

內文:{{$json.text}}

節點 3:IF 節點 — 過濾掉非會議信

新增 IF 節點。

• Condition:Value 1 = {{$json.output.is_meeting}}(AI 輸出的 JSON 欄位),Operation = Is true

True 分支繼續往下建事件;False 分支接 No Operation 節點結束(不做任何事)。

這一步是防呆:確保只有真正有會議資訊的信才會觸發建事件,不然你信箱裡隨便一封提到「下週」的信都會撞進 Calendar。

節點 4:Google Calendar — 建立事件

新增 Google Calendar 節點。

• Credential:選剛才設定好的 Google Calendar OAuth2
• Resource:Event
• Operation:Create
• Calendar ID:選 primary(你的主日曆),或輸入特定日曆的 email ID

欄位對應如下:

存檔後點 Test workflow,找一封真實的會議信測試——成功的話 Google Calendar 裡會出現這個事件。

節點 1:Schedule Trigger — 每天早上 8 點觸發

新增 Schedule Trigger 節點。

• Trigger Interval:Cron expression
• Cron:0 8 * * 1-5(週一到週五早上 8:00)

如果你要改成每天都跑,把 1-5 改成 *。

節點 2:Google Calendar — 讀取今日事件

新增 Google Calendar 節點。

• Resource:Event
• Operation:Get Many
• Calendar ID:primary
• Time Min:{{$now.startOf('day').toISO()}} (今天 00:00)
• Time Max:{{$now.endOf('day').toISO()}} (今天 23:59)
• Single Run:開啟
• Return All:開啟

這樣會拿回一個陣列,每個元素是一個今日事件的資料物件。

節點 3:Code 節點 — 把事件清單整理成文字

Google Calendar 回傳的 JSON 欄位很多、很亂。新增一個 Code 節點,把需要的欄位整理成乾淨的文字,再傳給 AI:

const events = $input.all().map(item => item.json);

if (events.length === 0) {
  return [{ json: { events_text: '今天沒有任何行程。' } }];
}

const lines = events.map(e => {
  const start = e.start?.dateTime
    ? new Date(e.start.dateTime).toLocaleTimeString('zh-TW', { hour: '2-digit', minute: '2-digit', timeZone: 'Asia/Taipei' })
    : '全天';
  const end = e.end?.dateTime
    ? new Date(e.end.dateTime).toLocaleTimeString('zh-TW', { hour: '2-digit', minute: '2-digit', timeZone: 'Asia/Taipei' })
    : '';
  const time = end ? `${start}–${end}` : start;
  const loc = e.location ? ` @ ${e.location}` : '';
  const desc = e.description ? `\n   說明:${e.description.slice(0, 100)}` : '';
  return `• ${time} ${e.summary}${loc}${desc}`;
});

return [{ json: { events_text: lines.join('\n'), count: events.length } }];
```</div>

<div class="step"><h4>節點 4:AI 節點 — 產生今日簡報文字</h4>

**System Prompt:**
```text
你是一個個人助理。請根據以下今日行程清單,產生一段簡短的早晨簡報。
格式要求:
1. 第一行:「早安!今天 X 月 X 日(星期X),共 N 場行程。」
2. 列出每場會議的時間、名稱、地點(如有)
3. 對每場會議給一句準備提示(需要帶什麼資料、需要提前確認什麼)
4. 最後一行:「今天加油!」
語氣輕鬆、口語,字數控制在 200 字以內。

User Message:

今天是 {{$now.format('YYYY年M月D日 dddd')}}。
行程清單:
{{$json.events_text}}
```</div>

<div class="step"><h4>節點 5:傳送 — Gmail 寄信給自己</h4>

新增 **Gmail** 節點。

- **Operation**:Send
- **To**:你自己的 email
- **Subject**:`📅 {{$now.format('M/D')}} 今日行程簡報`
- **Message**:接 AI 輸出的 `{{$json.output}}`(或 `{{$json.text}}`,依 AI 節點類型而定)

如果你偏好 Telegram,改接 **Telegram** 節點(需先用 BotFather 建 Bot,第 6 課會詳細說)。</div>
</div>

---

### 工作流程 C:原始會議筆記 → AI 摘要 → 存 Google Docs

![工作流程 C:原始筆記 → AI 結構化 → 自動存入 Google Docs](/lesson-img/gauto-05-calendar-docs/meeting-notes-flow.png)

這條流程的觸發方式最靈活:用 **Webhook** 接受 POST 請求,你可以從任何地方觸發——手機的捷徑 app、瀏覽器書籤、甚至直接用 `curl`。

<div class="steps">
<div class="step"><h4>節點 1:Webhook — 接收原始筆記</h4>

新增 **Webhook** 節點。

- **HTTP Method**:POST
- **Path**:取個好記的名稱,例如 `meeting-notes`
- **Authentication**:Header Auth(設一組 secret token 保護這個端點)
- **Response Mode**:Respond Immediately(不讓呼叫端等 AI 跑完)

n8n 會給你一個 Webhook URL,格式是:
```text
https://你的n8n網址/webhook/meeting-notes

你傳送的 JSON Body 格式設計成:

{
  "meeting_title": "Q3 預算討論",
  "date": "2026-07-08",
  "raw_notes": "討論Q3預算，小明說先砍行銷費，阿花說不行會影響Q4，最後決定下週四再開一次，阿花帶數字，小明提替代方案"
}
```</div>

<div class="step"><h4>節點 2:AI 節點 — 產生結構化會議記錄</h4>

**System Prompt:**
```text
你是一個專業的會議記錄整理師。
請根據提供的原始筆記,產生一份結構完整的會議記錄。

輸出格式(Markdown):
## 會議摘要
（2-3 句話說明這場會議討論了什麼）

## 決議事項
（條列式,已確定的結論）

## 待辦清單
（條列式,每項格式:- [ ] 負責人:待辦內容 / 截止日期）

## 下次會議
（如有提到,填入時間與議題;沒有就填「未排定」）

## 原始筆記備份
（把原始筆記原文附在最後,供日後查閱）

語言:繁體中文。如果原始筆記資訊不足以判斷某個欄位,標注「資訊不足」。

User Message:

會議名稱:{{$json.body.meeting_title}}
日期:{{$json.body.date}}
原始筆記:
{{$json.body.raw_notes}}
```</div>

<div class="step"><h4>節點 3:Google Docs — 建立文件</h4>

n8n 的 Google Docs 節點目前(2026)支援 **Create** 和 **Get** 操作,但「建立時直接寫入內容」有限制:Create 操作只接受純文字,無法直接傳入 Markdown 格式。

**做法一:先 Create 空文件,再用 HTTP Request 節點呼叫 Docs API 插入內容(支援格式)**:

第一步,Google Docs 節點:
- **Operation**:Create
- **Title**:`{{$json.body.date}} {{$json.body.meeting_title}}`

這個節點執行後會回傳新文件的 `documentId`。

第二步,新增 **HTTP Request** 節點:
- **Method**:POST
- **URL**:`https://docs.googleapis.com/v1/documents/{{$('Google Docs').item.json.documentId}}:batchUpdate`
- **Authentication**:Generic Credential Type → Google OAuth2 API(選剛才建的 Docs credential)
- **Body (JSON)**:

```json
{
  "requests": [
    {
      "insertText": {
        "location": { "index": 1 },
        "text": "{{$('AI 節點').item.json.output}}"
      }
    }
  ]
}

做法二(更快速):直接把 AI 輸出的文字寫進 Google Drive 的純文字檔案。用 Google Drive 節點 Upload 一個 .txt 或 .md 檔案到指定資料夾。格式化雖然少一點,但夠用且步驟簡單。

這堂課推薦新手先用做法二,確認流程通了,有需要再升級做法一。

節點 4:Gmail — 寄通知信附上 Docs 連結

新增 Gmail 節點。

• To:你自己的 email
• Subject:✅ 會議記錄已存檔:{{$json.body.meeting_title}}
• Message:

{{$json.body.meeting_title}} 的會議記錄已整理完成並存入 Google Docs。

📎 開啟記錄:https://docs.google.com/document/d/{{$('Google Docs').item.json.documentId}}

日期:{{$json.body.date}}

這樣每次觸發之後,你的信箱都會有一封帶 Docs 連結的確認信。