Drive 自動歸檔:檔案自己走到對的資料夾

建立 Google Cloud OAuth 憑證

這是新手最大的關卡,很多人卡在這裡放棄。我把五個步驟都寫清楚,做一次之後這份憑證可以用在所有 Google 服務(Drive、Gmail、Sheets),不用重做。

第 1 步:建 Google Cloud 專案

打開 console.cloud.google.com,用你的 Google 帳號登入。點頁面上方的專案下拉選單,選「新增專案」,專案名稱輸入 n8n-automation,按建立,等它建好後切換到這個專案。

第 2 步:啟用 Google Drive API

左側選單找「API 和服務」→「程式庫」,搜尋框輸入「Google Drive API」,點進去按「啟用」。這一步很多人忘了做,後面連線時就會看到 403: accessNotConfigured 錯誤。

第 3 步:設定 OAuth 同意畫面

左側「API 和服務」→「OAuth 同意畫面」:

• 使用者類型選「外部(External)」
• App 名稱填「n8n 自動化」
• 使用者支援電子郵件填你自己的信箱
• 開發人員聯絡資訊也填你的信箱

儲存完成後,找到「發布狀態」,把它從「測試中」改為「已發布」。這步非常重要:測試模式下 OAuth token 只有 7 天效期,7 天後你的流程就會開始報「Token expired」,要一直重新連線。改成已發布就是永久有效(Drive API 不屬於受限制範圍,不需要 Google 審核即可發布)。

第 4 步:建立 OAuth 用戶端 ID

「API 和服務」→「憑證」→「+ 建立憑證」→「OAuth 用戶端 ID」:

• 應用程式類型選「Web 應用程式」
• 名稱填「n8n」
• 在「已授權的重新導向 URI」那欄,先開 n8n,到 Credentials → New Credential → Google Drive OAuth2,複製它顯示的 OAuth Redirect URL,貼回 Google Cloud 這邊
• 按建立,會拿到 Client ID 和 Client Secret,兩個都複製起來

第 5 步:n8n 輸入憑證完成連線

回到 n8n,把 Client ID 和 Client Secret 貼進去,按「Sign in with Google」,跳出 Google 授權頁面,選你的帳號、按允許。回到 n8n 看到「Connected」就完成了。這份憑證存起來,之後所有 Google 相關節點都選這個。

建立 Google Drive Trigger 節點

新建一個 Workflow,第一個節點搜尋選「Google Drive Trigger」。

設定如下:

• Credential:選剛剛建好的憑證
• Trigger On:選 File Created(只在新檔案出現時觸發,更新不算)
• Watch:選 Specific Folder
• Folder:點選資料夾圖示,找到你的「📥 待歸檔」資料夾,選起來

儲存後點「Listen For Test Event」,然後手動往「待歸檔」資料夾丟一個測試檔案。看到 n8n 畫面出現資料(有 id、name、mimeType 等欄位),表示觸發成功。

以後流程啟用後,n8n 大約每 1 分鐘輪詢一次 Drive,偵測到新檔案就觸發(不是即時 Webhook,有 1 分鐘內的延遲,對歸檔用途完全夠用)。

加 AI 節點,寫分類 Prompt

在 Trigger 後面加一個 AI 節點(可以用「OpenAI」、「Anthropic」或「Basic LLM Chain」,本課以 Basic LLM Chain 為例,底層模型隨你選)。

System Prompt:

你是一個檔案整理助手。我會給你一個 Google Drive 的檔案名稱,你要判斷它屬於哪個類別,並且根據規則產生新的檔案名稱。

## 可用類別(只能從這裡選一個)
- 合約_Contracts
- 發票_Invoices
- 報告_Reports
- 會議記錄_Meetings
- 簡報_Presentations
- 照片_Photos
- 待整理

## 命名規則
新檔名格式:YYYY-MM_類別_關鍵字_版本.副檔名
- YYYY-MM:用今天的年月(格式 2026-07)
- 類別:填入你判斷的類別中文名稱(例如:合約、發票)
- 關鍵字:從原始檔名抽出最重要的識別資訊,最多 10 個字
- 版本:如果檔名有草稿/draft/v1/final 等字樣才加,否則省略
- 副檔名:保留原本的副檔名

## 判斷原則
- 如果從檔名完全無法判斷類別(例如 untitled、image001、無意義亂碼),category 填 "待整理",newName 填原始檔名不改
- 不要猜測,寧可進待整理也不要亂分類

## 輸出格式(只輸出 JSON,不要任何說明)
{"category": "類別資料夾名稱", "newName": "新的完整檔名含副檔名"}

User Prompt(用 n8n 的 expression 動態帶入):

請分析這個檔案名稱:{{ $json.name }}

這樣每次觸發,AI 節點就會收到實際的檔名,輸出類似這樣的 JSON:

{"category": "發票_Invoices", "newName": "2026-07_發票_設計費_12500元.pdf"}

**解析 JSON 輸出:**在 AI 節點後加一個「Code」節點(語言選 JavaScript),把 AI 輸出的字串解成物件:

const aiText = $input.first().json.text;
// 有時 AI 會多輸出 markdown code fence,先清掉
const cleaned = aiText.replace(/```json\n?|\n?```/g, '').trim();
const parsed = JSON.parse(cleaned);
return [{ json: { ...parsed, fileId: $input.first().json.id, originalName: $input.first().json.name } }];

這個 Code 節點輸出三個欄位:category、newName、fileId(後面 Move 節點需要)。

IF 節點:例外分流

Code 節點後加一個「IF」節點,設定條件:

• Value 1:{{ $json.category }}
• Operation:Equal
• Value 2:待整理

True 分支(category = 待整理):加「Google Drive」節點,Operation 選「Move File」:

• File:選 By ID,值填 {{ $json.fileId }}
• Destination Folder:選你的「⚠️ 待整理」資料夾

不改名,就讓它原名進待整理,你之後看到的時候才知道是哪個檔案。

False 分支(可以分類):繼續往下走到下一步。

移動檔案 + 重新命名

IF 節點的 False 分支,加兩個 Google Drive 節點:

節點 A:移動到正確資料夾

Google Drive 節點,Operation 選「Move File」:

• File:選 By ID → {{ $json.fileId }}
• Destination Parent Drive:選 My Drive
• Destination Folder:這裡要用 expression,不能直接選資料夾——因為 category 是動態的

解法:先建一個「Google Drive」節點,Operation 選「List Files」,搜尋名稱為 {{ $json.category }} 的資料夾,取得它的 folder ID;再把這個 folder ID 填到 Move File 的 Destination Folder。

或者更簡單的做法:在 Code 節點裡建一個 category → folder ID 的 mapping 物件(各資料夾的 ID 從 Drive URL 複製):

const folderMap = {
  "合約_Contracts":      "YOUR_FOLDER_ID_1",
  "發票_Invoices":       "YOUR_FOLDER_ID_2",
  "報告_Reports":        "YOUR_FOLDER_ID_3",
  "會議記錄_Meetings":   "YOUR_FOLDER_ID_4",
  "簡報_Presentations":  "YOUR_FOLDER_ID_5",
  "照片_Photos":         "YOUR_FOLDER_ID_6",
};

const parsed = JSON.parse(/* ... */);
const destinationFolderId = folderMap[parsed.category] || "YOUR_PENDING_FOLDER_ID";

return [{ json: { ...parsed, fileId: ..., destinationFolderId } }];

怎麼找 Folder ID? 在 Drive 點開那個資料夾,看網址列:https://drive.google.com/drive/folders/這一段就是ID

節點 B:重新命名

Google Drive 節點,Operation 選「Update File」:

• File:By ID → {{ $json.fileId }}
• Name:expression → {{ $json.newName }}

這樣就完成了:檔案移到對的資料夾,同時改成新檔名。

批次歸檔實戰:對 20 個舊檔案跑一次

新流程接好之後,你的舊檔案不會自動被觸發(因為它們不是「新上傳」)。要清舊帳,建一個獨立的「批次歸檔流程」跑一次就好。

流程架構:

1. Manual Trigger:手動執行(只跑一次)
2. Google Drive - List Files:列出「待歸檔」資料夾裡的所有檔案。設定 Query Filter 可以過濾掉資料夾:mimeType != 'application/vnd.google-apps.folder'
3. Split In Batches:把清單拆成每次 1 筆(Batch Size 設 1),讓後面的 AI 節點逐筆處理,避免超過 API 速率限制
4. 接後面一樣的流程:AI 節點 → Code 解析 → IF 例外分流 → Move + Rename

設定好後按「Test Workflow」手動執行一次,看 Execution 頁面每筆的處理結果。預期大約 20 個檔案跑 90 秒左右,分類率通常在 80~90%(有正常檔名的幾乎都分得出來)。

執行完去 Drive 確認一次:類別資料夾裡的檔案有沒有命名格式正確、有沒有跑錯資料夾。如果某個類別一直被分錯,回頭調整 Prompt 裡那個類別的說明文字就好,不用改節點設定。