Email 神速術:十秒回信不失禮

用 4 要素公式草擬第一封 AI 回信

情境:供應商寄來催款信,你下週才能匯款,但不想讓對方覺得你在拖。

【原信】
陳先生您好,

6 月 15 日開立的發票 #20260615001(NT$48,000),帳期 30 天已於 7 月 15 日到期,至今尚未收到款項,請問付款狀況如何?

謝謝您
林美玲
合達文具股份有限公司

【背景】
對方是合作三年的文具供應商,平時關係不錯。這是第一次延遲付款。

【這封回信的目的】
告知下週五(7/25)會完成匯款,請對方稍待,並道歉造成不便。

【語氣要求】
誠懇道歉、保持友善,語氣讓對方放心,不要過分卑微。

請用繁體中文草擬一封回信,讀起來像真人寫的,不要有制式套話。

AI 出稿後,你只需要做三件事:確認日期正確、確認金額正確、刪掉任何你不會說的話。整個流程通常不超過兩分鐘。

長串討論串快速摘要

碰到二十封來回的郵件討論串,沒時間全讀怎麼辦?把整串複製,貼給 AI:

以下是一段郵件討論串,請整理成三個部分:

1. 目前的結論或共識(兩句話以內)
2. 還有哪些事情待決定或待確認
3. 下一步行動:誰要做什麼、期限是什麼

郵件串如下(含寄件人和時間):
{貼入整串郵件,每封都包含寄件人名稱和時間戳}

重點:把每封的寄件人和時間一起貼進去,AI 才能判斷先後順序。只貼內文拿掉標頭,AI 很容易把不同人說的話混在一起。Gmail 的 Gemini 側邊欄、Outlook 的 M365 Copilot 都有一鍵「摘要」按鈕;沒有這些工具就複製貼上到 ChatGPT 或 Claude,效果一樣。

語氣調整:軟硬是工具,不是個性

同樣一件事,語氣不同結果差很多。在 prompt 加一行「語氣指令」,可以瞬間切換:

把上面那封信改成以下兩個版本:

版本 A(強硬):明確要求對方本週五前給答覆,語氣專業但不失禮貌,讓對方知道這件事不能再拖。
版本 B(軟化):同樣的訴求,但語氣像在商量,留更多餘地給對方——類似「和認識兩年的客戶通電話」的感覺。

三種常見情境的語氣建議:

催款場景

拒絕和道歉場景也一樣:描述「你希望對方讀完信之後的感受」比「軟 / 硬」更精準。

中英日多語版本一次搞定

中文版確認好之後,加一行指令就能生成多語版:

以上是中文版本。請依相同的意思和語氣,分別生成:

1. 英文版(商業正式英文,美式用語,可直接發送)
2. 日文版(ビジネスメール用の丁寧な敬語,適合日本商業往來,可直接發送)

每個版本都要完整,不要只寫主要段落。

兩個細節:

• 英文版:要指定美式或英式,不然 AI 有時混用(check vs cheque)。
• 日文版:加「ビジネスメール用の丁寧な敬語」這個關鍵詞,才能觸發正確的商業日文格式(含「お世話になっております」等固定開頭)。韓文、西班牙文也能用同樣方式生成,重要往來建議母語人士最後確認一遍。

5 種棘手信件:直接套用完整模板

以下五種是最常讓人卡住的情境。每個模板複製後只需要填入 {} 裡的資訊。

模板一:催款(款項已延遲)

【原信】
{貼入對方的催款信或帳單資訊}

【背景】
對方是 {關係描述}。款項已延遲 {天數} 天,金額 {金額}。{有無特殊原因,例如財務部人員異動}。

【目的】
告知預計付款日期是 {日期},請對方稍待,並道歉延遲。

【語氣】
誠懇道歉,讓對方放心,不要過度卑微。

請草擬繁體中文回信,讀起來像真人寫的。

模板二:婉拒合作

【原信】
{貼入對方的合作提案信}

【背景】
對方是 {關係}。這次提案 {簡述為何不適合,例如預算方向不符、時程無法配合}。

【目的】
婉拒這次合作,但維持往後合作機會,讓對方覺得被重視而不是被甩掉。

【語氣】
客氣正式,先肯定提案優點,再說明目前無法配合(只說「內部資源有限」即可,不要透露太多細節),結尾表達日後期待合作。

請草擬繁體中文回信。

模板三:道歉信(出貨錯誤 / 服務失誤)

【背景】
我方發生了 {具體失誤描述},影響了客戶 {具體影響說明}。對方已來信表達不滿。

【目的】
正式道歉,說明原因,提出補救方案({補救方案,例如重新出貨 / 退費 / 提供折扣})。

【語氣】
誠懇負責,直接承認錯誤不推卸責任,但不要過分低聲下氣到讓人覺得不專業。

請草擬繁體中文道歉信,開頭直接道歉,中間說明原因和補救,結尾請對方確認補救方案是否可接受。

模板四:要求延期或更換規格

【原信】
{貼入原合約確認或對方的需求信}

【背景】
原定 {截止日期 / 原規格說明},現在因為 {客觀原因} 需要調整為 {新截止日期 / 新規格}。

【目的】
以商量的方式提出調整請求,說明原因合理,讓對方更容易接受。

【語氣】
友善商量,先認可原定條件合理,再說明新狀況是客觀因素並非主觀意願,結尾提出對對方的補償或讓步(如果有的話)。

請草擬繁體中文信件。

模板五:跨部門婉轉推拒(不想接這個任務)

【背景】
{哪個部門 / 哪位同事} 要求我方協助 {具體事項},但這件事 {說明為何不合適:不在職責範圍 / 目前資源不足 / 不符合部門優先序}。

【目的】
婉拒,讓對方覺得被尊重而不是被甩掉,同時給對方一個可以繼續推進的方向。

【語氣】
友善同理,先認可這件事的重要性,再說明目前的限制,最後提供一個替代建議或轉介方向(例如「建議找 XX 部門」或「可以等下季再評估」)。

請草擬繁體中文內部郵件,語氣可以輕鬆一點,不用太正式。

把公式變成你的「罐頭範本」,下次三秒開工

上面五個模板值得你花十分鐘做一件事:存成隨手可叫出的罐頭範本。同一種信你一年會寫幾十封,每次重打公式太浪費。

• Gmail:設定 → 進階 → 開啟「範本」,把常用的 prompt 骨架存成範本,寫信時從「更多選項 → 範本」一鍵帶入。
• Outlook:用「快速組件」(Quick Parts)或「我的範本」增益集,把 prompt 存起來重複使用。
• 通用做法:把五個模板貼進一個記事本或 Notion 頁面,前面加上情境標籤(催款 / 婉拒 / 道歉),要用時搜尋關鍵字複製。

真正的效率不是「這次寫得快」,而是「下次不用重想」。把公式沉澱成範本庫,你等於幫未來的自己先寫好了草稿。