精華筆記 AI 辦公生產力
分類「AI 辦公生產力」的全部文章(7)
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AI 辦公全景:哪些雜事可以消失
上班族每天被 Email、簡報、會議紀錄、週報淹沒,少說佔掉每週 8 小時以上。本課盤點 5 大辦公場景的省時潛力,畫出 ChatGPT/Claude、Copilot、Gemini、Gamma 的工具地圖與 2026 最新定價,幫你在公司沒買企業版時找到最省錢切入點,並預告整課程的安全紅線。
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Email 神速術:十秒回信不失禮
收件匣永遠清不完?這堂課教你用「原信+關係+立場+語氣」4 要素 prompt 公式,讓 AI 在十秒內草擬任何回信,含催款、婉拒、道歉、英日文等棘手情境。學完能掌握語氣調整技巧、長串郵件摘要法,以及 5 種開口難的信件完整 prompt 模板,複製貼上就能用。
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簡報製作:從大綱到講稿一條龍
從受眾分析到 speaker notes,用 ChatGPT / Claude 三步驟生出完整大綱與逐頁內容,再搭配 Gamma 自動產出美觀簡報。15 分鐘內做出一份可上台的提案,同時學會用美感指令避免「AI 腔」版面、用 Q&A 預演讓自己上台不冷場。
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Excel/Sheets:公式讓 AI 寫
不懂 VLOOKUP、SUMIF、樞紐分析表?這堂課教你描述需求讓 AI 吐出公式、附解釋、可貼即用;把錯誤訊息餵回 AI 秒修;讓 AI 清理格式亂掉的髒資料;上傳 Excel/CSV 請 AI 直接分析;以及讓 AI 幫你選對圖表類型。不用再為了一個函數卡住整個下午,也不用每次都低聲下氣去問同事,從此公式不再是少數人才懂的巫術。
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會議:錄音進去,重點出來
一場一小時的會議,你花多少時間整理紀錄?這堂課教你用 AI 工具把錄音檔直接變成有決議、有行動項、有負責人的正式會議紀錄。涵蓋中文逐字稿工具選擇、Copilot/Gemini 線上自動記錄、會前議程生成、實戰完整流程,以及錄音的法律與禮貌紅線。錄一次音,剩下的事讓 AI 處理。
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文件與報告:週報月報自動化
每週五被追週報,花兩小時擠出的成果卻被說「看不出貢獻」;月報到截止日才手忙腳亂。這堂課教你用 AI 把流水帳素材翻成成果導向週報、秒出報告架構、分三輪校對錯字邏輯語氣、把法律合約翻成人話,還有版本對比找差異——最後跑完整實戰:從散落素材到送出月報,全程 prompt 可複製。
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個人辦公 SOP 總組裝 + 資料安全紅線
學了六堂 AI 技巧卻還是每天手忙腳亂？問題不在技巧，在於沒把技巧串成固定流程。這堂課把前六課整合成晨間、會議、週五三套 SOP，建立 Prompt 模板庫，並劃清資料安全紅線:個資、機密、客戶資料哪些不能貼、企業版保護差異，以及六課用下來最常踩的五個坑。